PT FESTIVAL MOTOR ABSS V.20 PREMIERE: Pembuatan Mata Uang Dan Pengaturan Data Akun

Pembuatan Mata Uang Dan Pengaturan Data Akun

C. Pembuatan Mata Uang

Currency Code	Currency Name	Exchange Rate	Currency Symbol
IDR	Indonesia Rupiah	1	Rp
USD	United State Dollars	14.143	US$
GBP	Great Britain Poundsterling	18.174	GBP$

1. Pilih menu List – Currencies

2. Kemudian akan tampil daftar mata uang yang sudah disediakan oleh ABSS Premier. Dari daftar mata uang tersebut, hapus data mata uang yang tidak digunakan, dengan cara klik kanan pada list mata uang. Kemudian Delete Currency.

3. Mata Uang Rupiah

a. Pada kotak dialog Currencies List, klik anak panah di baris United State Dollars (Local) atau klik tombol Edit (Alt D).

Isi data pada kotak dialog Currencies List menjadi seperti berikut :

Currency Code: diisi dengan kode untuk mata uang, untuk studi kasus perusahaan ini ubah kode mata uang dan USD menjadi IDR.

Currency Name: diisi dengan mata uang, untuk studi kasus perusahaan ini ubah nama mata uang United State Dollars menjadi Rupiah.

Currency Symbol: diisi dengan simbol mata uang, untuk studi kasus perusahaan ini diubah simbolnya dari US$ menjadi Rp (tanpa titik).

4. Mata Uang Great Britain Poundsterling

a. Edit mata uang Great Britain Pounds dengan cara klik anak panah atau klik tombol Edit di baris Great Britain Pounds.

b. Ubah pada kolom :

Currency Code : isi data GBP

Currency Name : isi data Great Britain Poundsterling

Exchange Rate : isi data sebesar Rp.18.174

Currency Symbol : isi data menjadi GBP$

5. Mata Uang United State Dollars

a. Buat baru untuk mata uang United Atate Dollars dengan cara klik tombol New.

b. Isi data menjadi seperti berikut :

Currency Code : isi data USD

Currency Name : isi data United State Dollars

Exchange Rate : isi data sebesar 14.143

Currency Symbol : isi data menjadi US$

D. Pengaturan Data Akun

1. Hapus Akun yang Tidak Digunakan

Pada Software ABSS Premier mengizinkan untuk menghapus data akun yang sudah tidak digunakan lagi dalam laporan keuangan perusahaan tetapi tidak setiap kondisi menghapus akun ini memungkinkan. Adapun kondisi yang memungkinkan adalah sudah tidak ada lagi transaksi yang terkait dengan akun yang ingin dihapus dan pastikan bahwa saldo rekening tersebut adalah nol. Berikut data akun-akun yang perlu dihapus sebagai berikut :

Nomor Akun	Nama Akun
1- 2120	Payroll Cheque Account
1- 2130	Cash Drawer
1- 2210	Less Prov’n for Doubtful Debts

Langkah-langkah menghapus akun yaitu:

a. Pada Command Centre pilih Account kemudian pilih Account List

b. kotak dialog Account List pilih akun yang ingin dihapus, sebagai contoh pada akun 1-2120 (Payroll Chenque Account). Kemudian klik tanda panah sebelah kiri akun atau dengan cara klik tombol Edit.

c. Pada kotak dialog Edit Account klik kanan kemudian pilih Delete Account.

2. Edit Data Akun

Akun-akun yang sudah disediakan perlu disesuaikan kembali dengan kebutuhan perusahaan agar bisa sesuai saaat proses pencatatan pada ABSS. Adapun akun-akun yang perlu diubah sebagai berikut :

No	Data Akun Lama		Data Akun Baru
No	Nomor Akun	Nama Akun	Nomor Akun	Nama Akun
1	1-2110	Cheque Account	1-2110	Cash (IDR)
2	1-2140	Petty Cash	1-2140	Bank BCA (IDR)
3	1-2160	Undeposited Funds	1-3170	Undeposited Cheque
4	1-2200	Trade Debtors	1-2200	Trade Debtors (IDR)
5	2-2200	Trade Creditors	2-2200	Trade Creditors (IDR)

Untuk melakukan pengeditan data akun, ikuti langkah-langkah berikut:

a. Pilih nomor akun atau nama akun yang ingin diubah datanya, sebagai contoh mengubah nama akun “Cheque Account” menjadi “Cash (IDR). Kemudian klik tanda panah pada sebelah kiri akun atau dengan cara klik tombol Edit.

b. Pada kotak dilaog Edit Accounts ubah nama akun atau nomor akun sesuai dengan data akun yang diinginkan. Sebagai contoh pada kolom Account Name ubah “Cheque Account” menjadi “Cash (IDR)”.

c. Setelah pengeditan data akun sudah selesai, klik tombol OK.

3. Pembuatan Data Akun Baru

Buat daftar akun untuk mata uang asing dibawah ini :

Account Type	Account #	Account Name	H/D
Bank	1-2120	Cash (USD)	Detail
Bank	1-2121	Cash (USD) Exchange	Detail
Bank	1-2130	Cash (GBP)	Detail
Bank	1-2131	Cash (GBP) Exchange	Detail
Bank	1-2150	Bank (USD)	Detail
Bank	1-2151	Bank (USD) Exchange	Detail
Bank	1-2160	Bank (GBP)	Detail
Bank	1-2161	Bank (GBP) Exchange	Detail
Account Receivable	1-2210	Trade Debtors (USD)	Detail
Account Receivable	1-2211	Trade Debtors (USD) Exchange	Detail
Account Receivable	1-2220	Trade Debtors (GBP)	Detail
Account Receivable	1-2221	Trade Debtors (GBP) Exchange	Detail
Account Payable	2-2220	Trade Creditors (USD)	Detail
Account Payable	2-2221	Trade Creditors (USD) Exchange	Detail
Account Payable	2-2230	Trade Creditors (GBP)	Detail
Account Payable	2-2231	Trade Creditors (GBP) Exchange	Detail
Other Liability	2-2340	VAT Clearing	Detail

Langkah-langkah membuat akun baru untuk mata uang asing sebagai berikut:

a. Pada kotak dialog Account List pilih tombol New.

b. Pada kotak dialog Edit Account untuk tab profile pilih option Header/Detail sesuai yang diinginkan , kemudian pilih type akun sesuai yang diinginkan . Setelah itu buat nomor akun sesuai kode yang diinginkan , selanjutnya buat nama akun sesuai yang diinginkan. Sebagai contoh buat akun Cash (USD) dengan type akun adalah Bank.

c. Pada kotak dialog Edit Account untuk tab Detail, pada kolom Currency ubah menjadi mata uang sesuai yang diinginkan kemudia klik tombol Use Currency. Sebagai contoh ganti Currency menjadi USD.

d. Setelah itu, akan tampil kotak dialog ABSS Premier, untuk konfirmasi bahwa akan dibuatkan akun Exchange secara otomatis oleh ABSS berdasarkan pilihan mata uang yang sudah dipilih pada kolom Currency. Jika setuju ingin dibuat akun Exchange secara otomatis klik botton OK, namun jika tidak setuju klik tombol Cancel.

e. Pada kolom Currency Exchange Account akan tampil nomor akun secara otomatis, contohnya tampil nomor akun 1-2121 Cash (USD) Exchange.

f. Klik tombol OK.

g. Hasil pembuatan akun baru akan tampil pada Account List seperti gambar dibawah.

h. Kemudian sesuaikan type akun untuk akun Exchange yang terbentuk secara otomatis dengan type akun yang diinginkan. Contoh pada akun 1-2121 Cash (USD) Exchange ubah tipe akun “other asset” menjadi “Bank”. dengan cara klik tanda panah pada akun Cash (USD) Exchange kemudian pada tap Profile bagian kolom Account Type ubah menjadi Bank.